{"id":7345,"date":"2022-04-21T07:13:50","date_gmt":"2022-04-21T07:13:50","guid":{"rendered":"https:\/\/emailtree.ai\/non-classifiee\/10-tips-for-customer-service-to-achieve-inbox-zero-in-outlook\/"},"modified":"2022-05-02T08:22:26","modified_gmt":"2022-05-02T08:22:26","slug":"inbox-zero-pour-outlook","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/emailtree.ai\/fr\/blog-fr\/inbox-zero-pour-outlook\/","title":{"rendered":"10 conseils pour service client\u00e8le et atteindre l&#8217;objectif Inbox Z\u00e9ro dans Outlook"},"content":{"rendered":"<p dir=\"ltr\"><strong>Saviez-vous que votre bo\u00eete de r\u00e9ception en dit long sur vous et que le traitement de vos e-mails est un indicateur de votre productivit\u00e9 ? D\u00e9couvrez ci-dessous une strat\u00e9gie avec le top 10 des conseils pour service client afin d&rsquo;atteindre l&rsquo;Inbox Z\u00e9ro. Peu importe que vous utilisiez Outlook, Gmail ou Zendesk.<\/strong><\/p>\n<p dir=\"ltr\">\n<blockquote dir=\"ltr\" style=\"text-align: center;\"><p><span style=\"font-weight: normal;\">Pour l&rsquo;anecdote, le terme \u00ab\u00a0Inbox Zero\u00a0\u00bb a \u00e9t\u00e9 introduit pour la premi\u00e8re fois il y a plus de dix ans par Merlin Mann. Il \u00e9tait un \u00e9crivain am\u00e9ricain, connu pour <a href=\"https:\/\/www.43folders.com\/\" style=\"outline: none;\">43 dossiers<\/a>, un site web visant \u00e0 reprendre le contr\u00f4le de votre temps et de votre attention. Et il ne faisait pas r\u00e9f\u00e9rence au nombre d&rsquo;e-mails dans votre bo\u00eete de r\u00e9ception, mais au poids de la bo\u00eete de r\u00e9ception sur votre esprit.<\/span><\/p><\/blockquote>\n<p><span style=\"\"><img decoding=\"async\" alt=\"\" data-id=\"7115\" width=\"711\" data-init-width=\"612\" height=\"474\" data-init-height=\"408\" title=\"Inbox zero software for Outlook\" loading=\"lazy\" src=\"https:\/\/emailtree.ai\/wp-content\/uploads\/pexels-solen-feyissa-5744249__1_-removebg-preview.png\" data-width=\"711\" data-height=\"474\" style=\"\" ml-d=\"-47.39999999999998\"><\/span><\/p>\n<h1 dir=\"ltr\">Comment atteindre le fameux \u00ab\u00a0Inbox Zero\u00a0\u00bb dans un service client ?<\/h1>\n<p dir=\"ltr\">Si vous \u00eates confront\u00e9 \u00e0 des t\u00e2ches r\u00e9p\u00e9titives et que vous ressentez le besoin de d\u00e9livrer rapidement des messages personnalis\u00e9s, il vous faut envisager l&rsquo;automatisation du service client\u00e8le. Votre d\u00e9marche commence par la conception d&rsquo;un cycle de traitement de vos e-mails entrants.&nbsp;<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Il se poursuivra avec des outils permettant d&rsquo;accro\u00eetre les performances en utilisant le tri automatique des e-mails. Et si vous avez la main heureuse, vous trouverez le secret qui vous permettra de vous en tenir \u00e0 cette nouvelle routine, et pas uniquement de la ma\u00eetriser une seule fois.<\/p>\n<h2 dir=\"ltr\">#1 D\u00e9veloppez un workflow d&#8217;emails et soyez en coh\u00e9rence avec celui-ci<\/h2>\n<p dir=\"ltr\">Consid\u00e9rez votre bo\u00eete e-mail comme une cuisine et vos e-mails comme des assiettes sales. Lav\u00e9 et rang\u00e9, vous passerez toutes les inspections.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Les volumes \u00e9lev\u00e9s de messages s&rsquo;accompagnent d&rsquo;un sentiment accablant de ne pas avoir assez de temps pour accomplir vos t\u00e2ches. Les psychologues affirment <a href=\"https:\/\/www.nytimes.com\/2013\/04\/20\/your-money\/the-anxiety-of-the-unanswered-e-mail.html\" style=\"outline: none;\">qu&rsquo;un seul email sans r\u00e9ponse<\/a> a plus de poids qu&rsquo;une douzaine de messages auxquels vous avez r\u00e9pondu.&nbsp;<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Pour parvenir \u00e0 l&rsquo;automatisation du service client, vous devez :<\/p>\n<ul>\n<li dir=\"ltr\">Cr\u00e9ez des labels pour votre bo\u00eete de r\u00e9ception.<\/li>\n<li dir=\"ltr\">Utilisez le tri automatique des courriels.<\/li>\n<li dir=\"ltr\">Organisez vos courriels.<\/li>\n<li dir=\"ltr\">Cr\u00e9ez des <a href=\"https:\/\/www.forbes.com\/sites\/amymorin\/2015\/11\/28\/waiting-for-a-reply-study-explains-the-psychology-behind-email-response-time\/?sh=17cc836b9755\" style=\"outline: none;\">templates<\/a> pour r\u00e9pondre aux emails.<\/li>\n<li dir=\"ltr\">Pr\u00e9voyez des cr\u00e9neaux de r\u00e9ponse d\u00e9di\u00e9s<\/li>\n<\/ul>\n<p dir=\"ltr\">De nos jours, la plupart des professionnels utilisent le courrier \u00e9lectronique comme principal moyen de communication. Ainsi, un meilleur flux de travail par e-mail vous offrira coh\u00e9rence et gain de temps. Voyons cela \u00e9tape par \u00e9tape.<\/p>\n<h2 dir=\"ltr\">#2 Construire une base de connaissances et s&rsquo;y tenir<\/h2>\n<p dir=\"ltr\">L&rsquo;automatisation du service client est une t\u00e2che exigeante. Vous aurez \u00e0 faire en sorte que vos clients se sentent sp\u00e9ciaux, \u00e9cout\u00e9s et compris. Si vous savez cela, vous \u00eates d\u00e9j\u00e0 sur la bonne voie.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">En vous appuyant sur ce savoir, vous devez vous assurer du message que vous envoyez. Les \u00e9quipes de support sont bien plus qu&rsquo;un groupe de personnes r\u00e9pondant \u00e0 des e-mails. Elles sont les ambassadrices de votre marque !<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Le ton de leur r\u00e9ponse, l&rsquo;int\u00e9r\u00eat qu&rsquo;elles portent \u00e0 la question et la clart\u00e9 des solutions qu&rsquo;elles proposent figurent donc parmi<a href=\"https:\/\/emailtree.ai\/blog\/7-tips-to-handle-all-your-customer-emails-with-ease\/\" style=\"outline: none;\">les sept conseils les plus importants pour traiter facilement tous les e-mails de vos clients.<\/a><\/p>\n<h2 dir=\"ltr\">#3 Cat\u00e9goriser automatiquement les emails par dossiers<\/h2>\n<p dir=\"ltr\">Pour commencer la phase de classement de votre nouveau flux d&rsquo;e-mails, vous pouvez d\u00e9velopper votre syst\u00e8me Inbox Z\u00e9ro de cette fa\u00e7on<\/p>\n<ul>\n<li dir=\"ltr\">AGIR \u2013 Si cela ne vous prend pas plus de 2 minutes, r\u00e9pondez tout de suite \u00e0 l&#8217;email avec un message court ou programmez un r\u00e9ponse automatique.<\/li>\n<li dir=\"ltr\">ATTENDRE &#8211; La r\u00e9ponse va vous occuper plus de 10 minutes? Alors il suffit de la mettre de cot\u00e9 et d&rsquo;y revenir un peu plus tard dans la journ\u00e9e.<\/li>\n<li dir=\"ltr\">TRIER &#8211; Ajouter un label ou affecter l&#8217;email \u00e0 un dossier sp\u00e9cifique permettra \u00e0 votre \u00e9quipe de connaitre l&rsquo;intention du client sans avoir \u00e0 relire l&#8217;email pour le comprendre.<\/li>\n<li dir=\"ltr\">DELEGUER &#8211; L&#8217;email ne vous est pas directement affect\u00e9? Partagez le sans tarder avec les personnes charg\u00e9es d&rsquo;y r\u00e9pondre.<\/li>\n<li dir=\"ltr\">ARCHIVER &#8211; Vous avez un email en attente depuis plus de 10 jours sans r\u00e9ponse du client, malgr\u00e9\u00e9 plusieurs relances, alors il est temps de l&rsquo;archiver ( en informant le client que la conversation est consid\u00e9r\u00e9e close ).<\/li>\n<li dir=\"ltr\">SPAM &#8211; Ce sont les e-mails qui peuvent \u00eatre supprim\u00e9s \u00e0 la seconde, car inutiles.<\/li>\n<\/ul>\n<h2 dir=\"ltr\">#4 D\u00e9l\u00e9guer au bon service avec un tri automatique des emails<\/h2>\n<p dir=\"ltr\">Une alternative \u00e0 ce workflow serait d&rsquo;utiliser une solution compl\u00e8te d&rsquo;automatisation de service client capable de faire ces taches en automatique. L&rsquo;une d&rsquo;entre elles est EmailTree. Son objectif est d&rsquo;aider les clients, de stimuler les ventes et d&rsquo;am\u00e9liorer l&rsquo;engagement en se basant sur l&rsquo;intelligence artificielle.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">L&rsquo;outil s&rsquo;installe de mani\u00e8re invisible sur Outlook, apprend de vos interactions et permet en quelques e-mails seulement d&rsquo;obtenir une classification effective bas\u00e9e sur vos besoins propres.<\/p>\n<p>&nbsp;  <\/p>\n<h2 style=\"text-align: center;\"><strong>\u200bEn route vers la strag\u00e9gie Inbox Zero ?<\/strong><\/h2>\n<p style=\"text-align: center; --tcb-applied-color:rgb(255, 255, 255); color: rgb(255, 255, 255) !important;\"><strong>Automatisez 80 % de votre flux de travail en 4 semaines seulement et atteignez l&rsquo;objectif \u00ab\u00a0Inbox Z\u00e9ro\u00a0\u00bb.<\/strong><\/p>\n<h2 dir=\"ltr\">#5. Soyez utile \u00e0 chaque fois pour \u00e9viter les allers et retours.<\/h2>\n<p dir=\"ltr\">Pour atteindre l&rsquo;objectif \u00ab\u00a0z\u00e9ro bo\u00eete de r\u00e9ception\u00a0\u00bb, vos e-mails ne doivent pas se r\u00e9duire \u00e0 du spam. Vous devez donc \u00eatre concis et structur\u00e9. Chaque r\u00e9ponse doit avoir un objectif. Vous devez utiliser la bonne formulation pour obtenir les renseignements n\u00e9cessaires afin de faire passer le plus rapidement possible la demande par l&rsquo;entonnoir du service client\u00e8le.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Par cons\u00e9quent, chaque e-mail doit proposer un type de r\u00e9ponse, une solution, voire rediriger le client vers la section FAQ, ou une recommandation standard, comme le classique \u00ab\u00a0avez-vous essay\u00e9 [xyz] ?\u00a0\u00bb.&nbsp;<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Vous pouvez automatiser ce processus et le mettre en \u0153uvre avec les meilleures applications pour obtenir une bo\u00eete de r\u00e9ception propre dans Outlook. Ces applications proposent, entre autres, les options suivantes : \u00ab\u00a0r\u00e9ponses intelligentes\u00a0\u00bb, \u00ab\u00a0transfert avec mod\u00e8le\u00a0\u00bb et \u00ab\u00a0r\u00e9ponse avec mod\u00e8le\u00a0\u00bb.<\/p>\n<h2 dir=\"ltr\">#6 Archiver les emails quand le travail est termin\u00e9<\/h2>\n<p dir=\"ltr\">Nombreux sont ceux qui n\u00e9gligent l&rsquo;importance de l&rsquo;archivage des emails dans un dossier distinct. Pourtant, en agissant ainsi, vous risquez de les laisser passer, ou bien ils risquent de s&#8217;empiler, d&rsquo;occuper de l&rsquo;espace inutile et de vous d\u00e9tourner de votre mission pas : Inbox Z\u00e9ro.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">L&rsquo;archivage permet de conserver plus facilement tous vos fichiers importants en toute s\u00e9curit\u00e9. Plut\u00f4t que de les mettre \u00e0 la poubelle, ce que vous allez d\u00e9couvrir plus loin, vous devez les placer dans un dossier virtuel sp\u00e9cifique.<\/p>\n<h2 dir=\"ltr\">#7. \u00c9liminez les spams et les courriels non d\u00e9sir\u00e9s<\/h2>\n<p dir=\"ltr\">Si vous avez une bo\u00eete e-mail commune, vous avez de fortes chances de recevoir des spams ou des messages num\u00e9riques non d\u00e9sir\u00e9s. De nos jours, il ne suffit pas de les supprimer au fur et \u00e0 mesure qu&rsquo;ils arrivent, car ils continueront \u00e0 vous faire perdre du temps si pr\u00e9cieux.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Vous pouvez les tenir \u00e0 distance en \u00e9tablissant une r\u00e8gle pour ne jamais recevoir de messages d&rsquo;un exp\u00e9diteur sp\u00e9cifique. Vous pouvez \u00e9galement marquer tous les e-mails entrants que vous n&rsquo;aimez pas comme des spams et vous ne les recevrez plus \u00e0 l&rsquo;avenir. Cela peut sembler \u00eatre un peu de travail suppl\u00e9mentaire au d\u00e9but, mais c&rsquo;est payant sur le long terme.<\/p>\n<h2 dir=\"ltr\">#8 Utilisez des Add-ins pour am\u00e9liorer les performances de vos e-mails<\/h2>\n<p dir=\"ltr\">Les add-ins, add-ons, programmes, or plugins sont des outils que vous pouvez t\u00e9l\u00e9charger et ajouter \u00e0 votre navigateur ou \u00e0 votre Outlook. Ils peuvent vous aider \u00e0 automatiser des t\u00e2ches lors de l&rsquo;\u00e9laboration de votre flux d&rsquo;e-mails.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Par exemple, ils peuvent configurer des rappels pour envoyer des e-mails \u00e0 certaines heures, ou programmer des e-mails pour un jour sp\u00e9cifique. Ils peuvent v\u00e9rifier si votre e-mail a \u00e9t\u00e9 ouvert, ou cr\u00e9er des cartes de t\u00e2ches pour les membres de l&rsquo;\u00e9quipe en fonction d&rsquo;une rubrique de l&rsquo;e-mail.<\/p>\n<h2 dir=\"ltr\">#9 Int\u00e9grer les donn\u00e9es de votre CRM dans Outlook<\/h2>\n<p dir=\"ltr\">Les outils de r\u00e9ponse aux emails par IA peuvent \u00e9galement vous aider \u00e0 int\u00e9grer les donn\u00e9es de votre CRM dans Outlook. En faisant cela, il vous sugg\u00e9rera les bonnes r\u00e9ponses, et il \u00e9voluera \u00e0 chaque nouveau message.<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Cela vous permettra de mettre \u00e0 jour automatiquement vos mod\u00e8les de template plus rapidement, mais aussi offrir une exp\u00e9rience personnalis\u00e9e. Les logiciels d&rsquo;intelligence artificielle extrairont des donn\u00e9es, telles que les noms des clients, les num\u00e9ro de commade du CRM pour r\u00e9pondre de mani\u00e8re plus conviviale au bon moment.<\/p>\n<h2 dir=\"ltr\">#10 Mettre en place des autor\u00e9pondeurs en fonction des questions des clients.<\/h2>\n<p dir=\"ltr\">Avec l&rsquo;aide de l&rsquo;IA, de l&rsquo;apprentissage automatique (ML), du traitement du langage naturel (NLP) et des algorithmes, les logiciels de gestion des e-mails comme EmailTree peuvent mettre en place des r\u00e9pondeurs automatiques bas\u00e9s sur les questions des clients.&nbsp;<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Avec l&rsquo;aide de l&rsquo;extension <a href=\"https:\/\/emailtree.ai\/ai-powered-reply-generator-outlook-add-in\/\" target=\"_blank\" style=\"outline: none;\" rel=\"noopener\">Outlook &#8211; AI-Powered Reply Generator<\/a>, l&rsquo;outil r\u00e9pond avec une suggestion qui peut \u00eatre envoy\u00e9e telle quelle ou que vous pouvez adapter davantage si vous le souhaitez. Vous am\u00e9liorerez ainsi le service \u00e0 la client\u00e8le en vous concentrant sur les besoins du client et r\u00e9duirez le temps de traitement moyen de r\u00e9ponse.<\/p>\n<h2 dir=\"ltr\">Conclusion<\/h2>\n<p dir=\"ltr\">Vous savez maintenant comment arriver \u00e0 la bo\u00eete de r\u00e9ception z\u00e9ro et quels outils peuvent vous rendre plus productif demain. Ce dont vous avez besoin, c&rsquo;est d&rsquo;\u00e9couter du Mozart ou votre air pr\u00e9f\u00e9r\u00e9 lorsque vous r\u00e9pondez aux e-mails.&nbsp;<\/p>\n<p dir=\"ltr\">Il semble que l&rsquo;\u00e9coute de Mozart puisse am\u00e9liorer le raisonnement spatio-temporel. Mais \u00e9couter votre musique pr\u00e9f\u00e9r\u00e9e peut aussi rendre amusante toute t\u00e2che fastidieuse.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Saviez-vous que votre bo\u00eete de r\u00e9ception en dit long sur vous et que le traitement de vos e-mails est un indicateur de votre productivit\u00e9 ? 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