Rückerstattungsanfragen sind Teil jedes Unternehmens. Deshalb ist es wichtig, sich entsprechend vorzubereiten, damit Sie nicht überrascht werden. Entdecken Sie unten 16 E-Mail-Antworten auf Rückerstattungsanfragen, um Ihren Kunden professionell zu erstatten.
Das Wichtigste ist, diese nicht als Ende des Gesprächs zu betrachten. Formulieren Sie Ihre Antworten so, dass sie den Beginn sind, wertvolle Informationen zu sammeln, mit denen Sie Ihre Lösung innovieren und Einmal-Kunden zu langfristigen Kunden machen können.
So behandeln Sie Rückerstattungsanfragen
Beachten Sie bei E-Mail-Antworten auf Rückerstattungsanfragen diese drei Regeln:
- Seien Sie schnell und lassen Sie die Menschen nicht warten, damit sie sich nicht in ihrer Zeit nicht wertgeschätzt fühlen.
- Seien Sie professionell und denken Sie daran, dass Sie möchten, dass diese Person für andere Produkte oder Dienstleistungen wiederkommt.
- Seien Sie verständnisvoll, egal ob ein Kunde ein Produkt zurückgibt oder den verbleibenden Abonnementplan kündigt, und versuchen Sie, ihn zu überzeugen, Ihnen etwas als Gegenleistung anzubieten, sodass Sie beide gewinnen, wie z.B. eine ehrliche Bewertung.
>>> Ihre Rückerstattungsrichtlinien müssen klar und zugänglich sein
Wenn Sie ein Unternehmen gründen, formulieren Sie transparent, welche Rückerstattungsrichtlinien Sie anbieten werden. Sie müssen sich nicht in ein Format drängen lassen, das Sie nicht gutheißen, also verbessern Sie traditionelle Vorlagen kontinuierlich. Das Wichtigste ist, gegenüber der Rückerstattungsanfrage des Kunden transparent zu sein und sich auch in die Lage des Kunden zu versetzen.
Wenn Sie Produkte auf einer Online-Plattform anbieten, sollten Sie wissen, dass Menschen Anspruch auf eine Rückerstattung haben, wenn sie das Produkt sehen und es ihnen nicht gefällt. Wenn Sie Tech-Lösungen anbieten, sollten Sie wissen, dass Menschen möglicherweise nur für die ersten Monate ein Abonnement abschließen, um es auszuprobieren.
Natürlich können Sie Ihre Rückerstattungsrichtlinie auch überprüfen und festlegen, dass Sie in bestimmten Fällen, zum Beispiel nach 30-40 Tagen, keine Rückerstattung anbieten können, aber einen Gutschein für ein anderes Produkt oder eine Lösung. Sie können dem Kunden auch die Möglichkeit geben, sein Abonnement bis zu einem bestimmten Zeitpunkt einzufrieren. Wählen und kombinieren Sie so, dass es für Sie funktioniert.
Schauen Sie sich immer die Kundenhistorie in Ihrem Unternehmen an
Die Customer Journey ist eines der wichtigsten Vermögenswerte für Ihre Wachstumsstrategie. Wenn es die erste Interaktion des Kunden mit Ihrer Marke ist und er/sie nicht zufrieden ist, finden Sie heraus, ob Sie vielleicht einfach einen anderen Markt ansprechen und Ihre Lösung nicht für diesen optimiert ist.
Wenn es sich jedoch um einen langjährigen Kunden handelt, ist dies eine großartige Gelegenheit, die Rückerstattungsanfrage zu überprüfen und zu sehen, ob er/sie einige Upgrades oder Add-ons benötigt. Und wenn Sie diese nicht haben, ist es an der Zeit, sie zu entwickeln.
“Letztendlich sind hervorragender Kundenservice und ein müheloser Rückerstattungsprozess entscheidende Komponenten, um ein großartiges Produkterlebnis zu bieten.”
Stellen Sie Fragen, um zu erfahren, wie Sie diese Situation in Zukunft verhindern können
Dies führt uns zum nächsten Schritt: der Entwicklung eines gründlichen Fragebogens, den Benutzer ausfüllen können, bevor Ihr Kundendienst die Gelder freigibt. Stellen Sie bei Ihren Antworten auf Rückerstattungsanfragen sicher, dass Sie sie auch für ihre Zeit mit einem unwiderstehlichen Rabatt belohnen.
So schätzen Sie das Kundenfeedback wert und stellen gleichzeitig sicher, dass Kundenzufriedenheit für Sie oberste Priorität hat.
Warum Sie Rückerstattungsanfragen professionell behandeln sollten
Obwohl es sinnvoll erscheinen mag, behandeln einige Unternehmen Rückerstattungsanfragen nicht gut.
Support-Teams müssen bei der Reaktion auf Kunden, die eine Rückerstattung angefordert haben, einige wichtige Dinge beachten. Wenn Sie einige einfache Schritte befolgen, können Sie sicherstellen, dass sich der Kunde gehört und mit der Lösung zufrieden fühlt.
Dies ist wichtig, da verärgerte Kunden Ihr Unternehmen negativ beeinflussen können. Eine erfolgreiche Handhabung der Situation ist daher entscheidend.
Betrachten wir jede Situation einzeln. Passen Sie jede Kundenservice E-Mail-Vorlage gerne so an, dass sie zur Stimme Ihrer Marke passt. Aber bleiben Sie in jedem Fall höflich und formulieren Sie knapp und einfach.
Beispiel-E-Mail für Rückerstattung
Nachricht für eine allgemeine Rückerstattung gewährt und zu informieren, wie Sie die Rückerstattung verarbeiten werden:
Dies ist eine Beispiel-E-Mail für die Rückerstattung an den Kunden, die Sie für jede Situation anpassen können. Mit Vorlagen zur Hand und der Automatisierung der allgemeinen Antworten mit Tools wie Emailtree sparen Sie Zeit, sodass Sie sich auf andere Probleme konzentrieren können.
Hallo #CHER# #NAME#,
vielen Dank für Ihre Nachricht.
Ihre Rückerstattungsanfrage wurde genehmigt. Sie erhalten die Rückerstattung so schnell wie möglich, innerhalb von 3-5 Tagen, abhängig von der Überweisung.
Und da wir in der Lage sein möchten, zukünftig das für Sie zu entwickeln, was Sie benötigen, würden wir uns sehr freuen, wenn Sie ein paar Fragen beantworten könnten.
Es wird maximal 5 Minuten dauern und als Belohnung für Ihre Zeit erhalten Sie einen Rabattcode von 20% für Ihre nächste Bestellung bei uns.
Bitte lassen Sie uns wissen, wenn wir Ihnen weiterhelfen können.
Einen schönen Tag wünschen wir Ihnen,
#USER_NAME#
Nachricht für eine teilweise gewährte Rückerstattung und Informationen zum Bearbeitungsprozess:
Hallo #CHER# #NAME#,
wir hoffen, diese E-Mail erreicht Sie wohlauf. Wir schätzen Ihre kürzliche Mitteilung bezüglich des Problems mit [Produkt/Dienstleistung] und Ihre Anfrage nach einer Rückerstattung. Nach sorgfältiger Prüfung haben wir uns dazu entschieden, Ihnen als Geste des guten Willens eine teilweise Rückerstattung zu gewähren. Wir verstehen, dass diese Situation Unannehmlichkeiten verursacht hat, und entschuldigen uns für etwaige Umstände.
Der Rückerstattungsbetrag für Ihre/n [Produkt/Dienstleistung] ist [teilweiser Rückerstattungsbetrag]. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht darüber, wie wir die Rückerstattung bearbeiten werden:
- Rückerstattungsmethode: Die Rückerstattung wird über die gleiche Zahlungsmethode erfolgen, die Sie beim Kauf verwendet haben. Bei Kreditkartenzahlungen wird der Betrag auf Ihre ursprüngliche Karte rückerstattet. Für Zahlungen über andere Methoden teilen Sie uns bitte Ihre bevorzugte Rückerstattungsmethode mit, wie z.B. PayPal oder Überweisung.
- Rückerstattungszeitraum: Sobald wir die Rückerstattung veranlassen, kann es bis zu [Zeitraum] dauern, bis der Betrag auf Ihrem Konto gutgeschrieben ist. Beachten Sie bitte, dass der genaue Zeitraum von Ihrer Bank abhängen kann.
- Bestätigungs-E-Mail: Sobald die Rückerstattung bearbeitet wurde, erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail mit den Details der Transaktion. Diese E-Mail dient als Nachweis der Rückerstattung.
Bei weiteren Fragen zum Rückerstattungsprozess wenden Sie sich bitte jederzeit an unseren Kundendienst unter [Kontaktdaten]. Wir helfen Ihnen gerne während des gesamten Prozesses und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
Nochmals entschuldigen wir uns für etwaige Unannehmlichkeiten und danken Ihnen für Ihr Verständnis. Ihre Zufriedenheit ist uns als Kunde sehr wichtig und wir sind bestrebt, Ihnen auch in Zukunft qualitativ hochwertige Produkte/Dienstleistungen zu bieten.
Vielen Dank für Ihre Kooperation.
Mit freundlichen Grüßen
#USER_NAME#
Rückerstattung für eine falsche Bestellung gewährt:
Hallo #CHER# #NAME#,
wir hoffen, diese E-Mail erreicht Sie wohlauf. Wir entschuldigen uns aufrichtig für die Unannehmlichkeiten durch die fehlerhafte Bestellung, die Sie erhalten haben. Wir schätzen Ihr Verständnis und möchten Ihnen mitteilen, dass wir Ihre Rückerstattungsanfrage genehmigt haben.
Um die Situation zu bereinigen, werden wir eine vollständige Rückerstattung für die fehlerhafte Bestellung vornehmen. Hier sind die Details des Rückerstattungsprozesses:
- Rückerstattungsmethode: Die Rückerstattung erfolgt über die gleiche Zahlungsmethode, die Sie beim Kauf verwendet haben. Bei Kreditkartenzahlung wird der Betrag auf Ihre ursprüngliche Karte rückerstattet. Bei anderen Zahlungsmethoden teilen Sie uns bitte Ihre bevorzugte Rückerstattungsmethode mit, wie z.B. PayPal oder Überweisung.
- Rückerstattungszeitraum: Sobald wir die Rückerstattung veranlassen, kann es bis zu [Zeitraum] dauern, bis der Betrag auf Ihrem Konto gutgeschrieben ist. Beachten Sie bitte, dass der genaue Zeitraum von Ihrer Bank abhängen kann.
- Rücksendung (falls zutreffend): Falls noch nicht geschehen, senden Sie uns bitte die fehlerhafte Bestellung mit dem von uns bereitgestellten vorfrankierten Versandetikett zurück. Sobald wir die Rücksendung erhalten haben, beschleunigen wir den Rückerstattungsprozess.
- Bestätigungs-E-Mail: Sobald die Rückerstattung bearbeitet wurde, erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail mit den Details der Transaktion. Diese E-Mail dient als Nachweis der Rückerstattung.
Bei weiteren Fragen oder falls Sie Hilfe beim Rücksendeprozess benötigen, wenden Sie sich bitte jederzeit an unseren Kundendienst unter [Kontaktdaten]. Wir sind hier, um eine reibungslose Lösung zu gewährleisten und alle Ihre Anliegen zu klären.
Nochmals entschuldigen wir uns aufrichtig für etwaige Unannehmlichkeiten. Ihre Zufriedenheit als Kunde ist uns sehr wichtig und wir sind bestrebt, Ihnen auch in Zukunft ein positives Einkaufserlebnis zu bieten.
Vielen Dank für Ihre Kooperation und Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
#USER_NAME#
Rückerstattung für ein beschädigtes Produkt gewährt:
Hallo #CHER# #NAME#,
wir entschuldigen uns für die Unannehmlichkeiten durch das beschädigte Produkt, das Sie erhalten haben. Wir haben Ihre Rückerstattungsanfrage genehmigt und werden eine vollständige Rückerstattung vornehmen.
So wird der Rückerstattungsprozess ablaufen:
- Rückerstattungsmethode: Die Rückerstattung erfolgt über Ihre ursprüngliche Zahlungsmethode, wie z.B. Kreditkarte oder PayPal. Falls Sie eine andere Zahlungsmethode verwendet haben, teilen Sie uns diese bitte mit.
- Rücksendung: Bitte senden Sie uns das beschädigte Produkt mit dem bereitgestellten vorfrankierten Versandetikett zurück. Sobald wir es erhalten, beschleunigen wir den Rückerstattungsprozess.
- Rückerstattungszeitraum: Nachdem wir den Rücksendung erhalten haben, kann die Bearbeitung der Rückerstattung bis zu [Zeitraum] dauern, abhängig von Ihrer Bank.
- Bestätigungs-E-Mail: Sobald der Prozess abgeschlossen ist, erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail mit den Details der Rückerstattung.
Bei Fragen oder falls Sie Hilfe bei der Rücksendung benötigen, wenden Sie sich bitte an unseren Kundendienst unter [Kontaktdaten]. Wir helfen Ihnen gerne weiter.
Nochmals entschuldigen wir uns für die Umstände und schätzen Ihr Verständnis. Ihre Zufriedenheit ist uns wichtig und wir sind bestrebt, Ihnen auch in Zukunft einen exzellenten Service zu bieten.
Vielen Dank für Ihre Kooperation.
Mit freundlichen Grüßen
#USER_NAME#
Erstattung für einen falsch berechneten Betrag:
Hallo #CHER# #NAME#,
vielen Dank für Ihre Nachricht.
Wir haben uns das Problem angesehen und freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass wir die Rückerstattung für den fehlerhaften Betrag genehmigt haben.
Sie erhalten den Betrag so schnell wie möglich innerhalb von 3-5 Tagen zurück, abhängig von der Überweisung.
Wir entschuldigen uns für etwaige Unannehmlichkeiten und danken Ihnen, dass Sie uns auf das Problem aufmerksam gemacht haben.
Es ist uns wichtig, unseren Kunden den bestmöglichen Service zu bieten. Sollten Sie weitere Fragen oder Anliegen haben, zögern Sie bitte nicht, uns jederzeit zu kontaktieren.
Da wir Sie gerne als nächsten Kunden gewinnen möchten, möchten wir Ihnen einen Rabatt von 15% auf Ihre nächste Bestellung anbieten.
Einen schönen Tag wünschen wir Ihnen!
Mit freundlichen Grüßen
#USER_NAME#
Erstattung gewährt, wenn Sie nicht mehr auf Lager sind:
Hallo #CHER# #NAME#,
vielen Dank für Ihre Nachricht.
Leider konnten wir aufgrund von Lieferschwierigkeiten Ihre Bestellung nicht ausführen und mussten eine vollständige Rückerstattung auf Ihre ursprüngliche Zahlungsmethode vornehmen.
Wir verstehen, wie frustrierend es sein kann, wenn eine Bestellung nicht ausgeführt werden kann, und nehmen diese Angelegenheiten sehr ernst. Wir hoffen, dass Sie uns in Zukunft noch eine Chance geben.
Da wir Sie gerne als nächsten Kunden gewinnen möchten, bieten wir Ihnen einen Rabatt von 15% auf Ihre nächste Bestellung an.
Lassen Sie es uns wissen, wenn wir Ihnen weiterhelfen können.
Wir wünschen Ihnen einen schönen Tag!
Mit freundlichen Grüßen
#USER_NAME#
Allgemeine Erstattung wird nicht gewährt:
Hallo #CHER# #NAME#,
vielen Dank für Ihre Nachricht.
Ihre Rückerstattungsanfrage konnte leider nicht genehmigt werden, da sie gegen unsere Rückerstattungsrichtlinien verstößt, welche Sie hier nachlesen können.
Da uns Ihre Zeit wichtig ist, möchten wir Ihnen jedoch einen Rabatt von 5% auf Ihre nächste Bestellung anbieten.
Lassen Sie es uns wissen, wenn wir Ihnen weiterhelfen können.
Einen schönen Tag wünschen wir Ihnen!
Mit freundlichen Grüßen
#USER_NAME#
Die Erstattung wird nicht gewährt, weil die Waren nicht im Lager eingetroffen sind:
Hallo #CHER# #NAME#,
vielen Dank für Ihre Nachricht.
Ihre Rückerstattungsanfrage konnte leider nicht genehmigt werden, da sie gegen unsere Rückerstattungsrichtlinien verstößt. Laut unserer Richtlinie muss der Nichterhalt der Ware im Lager nachgewiesen werden, wie Sie hier nachlesen können.
Können Sie uns einen Nachweis oder eine Sendungsnummer zukommen lassen, damit wir den Versand verfolgen und die Rücksendung überwachen können?
Da uns Ihre Zeit wichtig ist, bieten wir Ihnen trotzdem einen Rabatt von 5% auf Ihre nächste Bestellung an.
Lassen Sie es uns wissen, wenn wir Ihnen weiterhelfen können.
Wir wünschen Ihnen einen schönen Tag!
Mit freundlichen Grüßen
#USER_NAME#
Die Erstattung wird nicht gewährt, obwohl mehrere Optionen angeboten werden:
Hallo #CHER# #NAME#,
vielen Dank für Ihre Nachricht.
Ihre Rückerstattungsanfrage konnte leider nicht genehmigt werden, da sie gegen unsere Rückerstattungsrichtlinien verstößt, welche Sie hier nachlesen können.
Es tut uns leid, dass wir Ihnen keinen Shop-Gutschein anbieten konnten, aber wir schätzen Ihr Feedback und laden Sie ein, dieses über diesen Fragebogen mit uns zu teilen.
Lassen Sie es uns wissen, wenn wir Ihnen weiterhelfen können.
Wir wünschen Ihnen einen schönen Tag!
Mit freundlichen Grüßen
#USER_NAME#
Keine Rückerstattung wegen Rückgabe nach Ablauf der Rückgabefrist:
Hallo #CHER# #NAME#,
vielen Dank für Ihre Nachricht.
Ihre Rückerstattungsanfrage konnte leider nicht genehmigt werden, da sie gegen unsere Rückerstattungsrichtlinien verstößt. Die Frist für die Rücksendung ist abgelaufen, wie Sie hier nachlesen können.
Da uns Ihre Zeit wichtig ist, möchten wir Ihnen trotzdem einen Rabatt von 5% auf Ihre nächste Bestellung anbieten.
Lassen Sie es uns wissen, wenn wir Ihnen weiterhelfen können.
Wir wünschen Ihnen einen schönen Tag!
Mit freundlichen Grüßen
#USER_NAME#
Refund not granted because goods are not defective:
Hallo #CHER# #NAME#,
ich schreibe Ihnen, um Sie darüber zu informieren, dass wir Ihre Rückerstattungsanfrage leider nicht genehmigen können.
Wir verstehen, dass dies frustrierend für Sie sein muss, aber wir sind nicht in der Lage, die angefragte Rückerstattung vorzunehmen.
Im Sinne unserer Kundenzufriedenheitsgarantie bieten wir Ihnen einen Umtausch für ein besser geeignetes Produkt an. Bitte wenden Sie sich an unseren Kundendienst, der Ihnen gerne bei diesem Vorgang behilflich sein wird.
Nochmals entschuldigen wir uns für etwaige Unannehmlichkeiten.
Wir schätzen Sie als Kunde und freuen uns darauf, Sie auch in Zukunft bedienen zu dürfen.
Einen schönen Tag wünschen wir Ihnen!
Mit freundlichen Grüßen
#USER_NAME#
Die Erstattung wird zurückgehalten, bis wir weitere Informationen vom Kunden erhalten:
Hallo #CHER# #NAME#,
vielen Dank für Ihre Nachricht.
Ihre Rückerstattungsanfrage konnte leider noch nicht genehmigt werden, da wir weitere Informationen von Ihnen benötigen und prüfen müssen, ob diese unseren Rückgaberichtlinien entsprechen.
Bitte lassen Sie uns folgende [Details] zukommen.
Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung, damit wir Ihre Anfrage so schnell wie möglich bearbeiten können.
Einen schönen Tag wünschen wir Ihnen!
Mit freundlichen Grüßen
#USER_NAME#
Verzögerte Rückerstattung aufgrund von Problemen bei der Zahlungsabwicklung:
Hallo #CHER# #NAME#,
vielen Dank für Ihre Nachricht.
Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass Ihre Rückerstattungsanfrage genehmigt wurde. Aufgrund von Bearbeitungsproblemen wird die Rückerstattung leider etwas länger als die üblichen 3-5 Werktage dauern.
Da uns Ihre Zeit wichtig ist, möchten wir Ihnen einen Rabatt von 5% auf Ihre nächste Bestellung bei uns anbieten.
Lassen Sie es uns wissen, wenn wir Ihnen weiterhelfen können.
Einen schönen Tag wünschen wir Ihnen!
Mit freundlichen Grüßen
#USER_NAME#
Übermittlung einer Umfrage nach Gewährung der Erstattung:
Hallo #CHER# #NAME#,
vielen Dank für die Zusammenarbeit.
Ihre Rückerstattungsanfrage wurde genehmigt und ausgezahlt.
Als Zeichen unserer Wertschätzung möchten wir Ihnen einen Rabatt von 5% auf Ihre nächste Bestellung anbieten, wenn Sie kurz diesen Fragebogen ausfüllen, damit wir unsere Dienstleistungen verbessern können.
Lassen Sie es uns wissen, wenn wir Ihnen weiterhelfen können.
Einen schönen Tag wünschen wir Ihnen!
Mit freundlichen Grüßen
#USER_NAME#
Übersendung einer Umfrage nach Ablehnung eines Erstattungsantrags:
Hallo #CHER# #NAME#,
vielen Dank für die Zusammenarbeit.
Da uns Ihre Zeit wichtig ist, möchten wir Ihnen einen Rabatt von 5% auf Ihre nächste Bestellung anbieten, wenn Sie kurz diesen Fragebogen ausfüllen, damit wir unsere Dienstleistungen verbessern können.
Lassen Sie es uns wissen, wenn wir Ihnen weiterhelfen können.
Einen schönen Tag wünschen wir Ihnen!
Mit freundlichen Grüßen
#USER_NAME#
Nachverfolgung der versprochenen Rückerstattung, die aber noch nicht erfolgt ist:
Hallo #CHER# #NAME#,
vielen Dank für die Zusammenarbeit.
Ihre Rückerstattung wurde genehmigt und befindet sich aufgrund von Schwierigkeiten mit Ihrer örtlichen Bank derzeit noch in Bearbeitung.
Während Sie auf die Rückerstattung warten, möchten wir Ihnen einen Rabatt von 5% auf Ihre nächste Bestellung anbieten, wenn Sie kurz diesen Fragebogen ausfüllen, damit wir unsere Dienstleistungen verbessern können.
Lassen Sie es uns wissen, wenn wir Ihnen weiterhelfen können.
Einen schönen Tag wünschen wir Ihnen!
Mit freundlichen Grüßen
#USER_NAME#
Manchmal muss man verschiedene Herausforderungen gemeinsam meistern, um die Beziehungen zwischen Marken und ihren Kunden zu stärken. Der Aufbau einer Gemeinschaft rund um Ihr Unternehmen bedeutet, dass Sie Ihren Kunden zuhören und ihre Erfahrungen verbessern. Und eine Möglichkeit ist, eine Rückerstattung wie ein PRO auszustellen, damit sie sich wertgeschätzt fühlen.