Avez-vous déjà ressenti un sentiment de submersion ou d’anxiété en ouvrant votre boîte de réception, pour faire face à des centaines d’e-mails non lus ? Beaucoup d’entre nous peuvent se reconnaître dans ce sentiment de découragement. La surcharge d’e-mails est devenue une épidémie dans les milieux professionnels modernes, le travailleur de bureau moyen recevant environ 120 e-mails par jour. Mais cela ne devrait pas vous paniquer ou épuiser votre productivité. Avec les bonnes stratégies de gestion des e-mails, vous pouvez prioriser et trier votre boîte de réception comme un professionnel.

Dans cet article, nous explorerons certaines des principales techniques utilisées par les professionnels du service client pour identifier rapidement les e-mails les plus critiques et répondre de manière efficace. Que vous soyez un responsable du service client cherchant à améliorer la productivité de votre équipe ou un agent du service client espérant améliorer votre flux de travail personnel, ces méthodes d’organisation de la boîte de réception peuvent vous aider à reprendre le contrôle. Lisez la suite pour découvrir comment de petits changements dans votre routine e-mail peuvent avoir un impact important.

La règle des 2 minutes

Commençons par les bases. La règle des 2 minutes est l’une des façons les plus simples de s’attaquer à votre boîte de réception. Voici comment cela fonctionne :

Lorsque vous ouvrez un nouvel e-mail, demandez-vous : “Puis-je répondre à ou traiter cet e-mail en 2 minutes ou moins ?”

• Si oui, faites-le immédiatement ! Répondez au message ou effectuez la tâche rapide avant de passer au prochain e-mail.
• Si non, déléguez-le à quelqu’un d’autre, planifiez du temps pour vous en occuper plus tard ou classez-le dans un dossier pour l’aborder pendant votre créneau dédié aux e-mails.

Cette approche empêche les e-mails de s’accumuler non lus dans votre boîte de réception. Les réponses rapides et les tâches simples sont effectuées immédiatement, tandis que les éléments plus longs sont mis de côté temporairement.

La règle des 2 minutes vous aide à “avaler le crapaud” – en accomplissant les tâches simples pour pouvoir vous concentrer sur les questions plus difficiles ou urgentes. Essayez-la, et vous verrez votre boîte de réception se dégager tandis que vous traitez les e-mails sans effort.

Configurer des filtres e-mail

La mise en place de filtres e-mail personnalisés peut considérablement améliorer votre flux de travail e-mail en triant automatiquement les messages entrants selon vos préférences. Voici quelques options de filtrage à envisager :

• Filtrer par expéditeur – Déplacez automatiquement les e-mails des expéditeurs prioritaires comme votre patron, vos clients ou votre équipe de support dans votre boîte de réception. Dirigez les autres vers des dossiers secondaires.
• Filtrer par mots-clés dans l’objet – Recherchez des termes clés comme “Urgent” pour faire remonter les messages importants dans votre boîte de réception. Déviez les fils de discussion non essentiels vers votre dossier des mises à jour.
• Filtrer par date – Faites passer automatiquement les messages de plus de 2 semaines dans votre dossier d’archivage afin qu’ils n’encombrent pas votre boîte de réception.

Prenez le temps de réfléchir à ce qui est le plus important et configurez les filtres en conséquence. Vous réduirez le temps passé à trier manuellement les e-mails. Laissez l’automatisation gérer l’organisation fastidieuse pour vous !

Utiliser plusieurs boîtes de réception

Pour une organisation supplémentaire de la boîte de réception, essayez d’utiliser plusieurs boîtes de réception. Configurez des onglets ou des catégories distincts pour :

• Aujourd’hui – E-mails à traiter immédiatement
• Cette semaine – Tâches moins urgentes pour la semaine en cours
• En attente – En attente d’une réponse de quelqu’un d’autre
• Faible priorité – E-mails non critiques à lire quand vous en aurez le temps

Segmenter votre boîte de réception de cette façon facilite la priorisation. Vous savez exactement où trouver les éléments urgents nécessitant une action rapide par rapport aux e-mails auxquels vous pouvez répondre plus tard.

Certaines plateformes e-mail comme Gmail permettent de créer des onglets personnalisés. Ou utilisez des libellés/catégories pour diviser votre unique boîte de réception en groupes logiques. Consulter en premier la vue “Aujourd’hui” chaque matin maintient le bon déroulement de votre flux de travail.

Planifier des créneaux horaires pour les e-mails

Pour rester concentré face à toutes les distractions entrantes, planifiez des créneaux dédiés dans votre calendrier pour traiter les e-mails. Cela empêche les changements de contexte constants et laisse de l’espace à votre cerveau pour un travail plus approfondi.

Lors du choix de vos créneaux e-mail, pensez à :

• Vérifier les e-mails 2 à 3 fois par jour à des heures désignées plutôt que toute la journée
• Désactiver les notifications e-mail en dehors des heures sélectionnées pour minimiser les perturbations
• Limiter la vérification des e-mails à 30 à 60 minutes par session afin de maintenir l’efficacité

Protéger votre calendrier et choisir judicieusement les heures de consultation des e-mails garde l’équilibre de vos journées. Vous pouvez vous immerger dans un travail significatif en sachant qu’une session prévue de rattrapage des e-mails n’est pas loin.

Examiner les e-mails avec la méthode des 4D

La méthode des 4D vous offre un moyen systématique de traiter rapidement les e-mails de votre boîte de réception pendant vos créneaux dédiés. Voici son fonctionnement :

Supprimer – Débarrassez-vous des messages non pertinents, des courriers indésirables ou des notifications.

Faire – Pour les tâches rapides de 1 à 2 minutes, traitez-les directement dans votre e-mail.

Déléguer – Transmettez tout message à quelqu’un d’autre qui peut s’en occuper.

Différer – Soit répondez pour programmer plus tard, soit reclassez les e-mails plus longs dans votre boîte aux lettres des tickets ou un autre dossier.

Passer en revue les 4D vous permet de répartir vos e-mails en piles d’actions claires – supprimer, maintenant, plus tard ou quelqu’un d’autre. Cela demande de la pratique, mais cette approche peut réduire considérablement votre temps de tri tout en évitant que des tâches ne passent entre les mailles du filet.

Utiliser des réponses automatiques e-mail

Enfin, tirez parti des outils de réponse automatique pour gérer plus efficacement les messages entrants. Voici quelques options de réponse automatique :

• Confirmer automatiquement les reçus de commande aux clients
• Informer les expéditeurs de vos congés à venir ou de vos vacances
• Indiquer vos autres options de contact comme le chat ou le téléphone
• Expliquer vos délais de réponse e-mail habituels afin que les clients sachent quand attendre une réponse

Les réponses automatiques réduisent les messages manuels répétitifs afin que vous puissiez vous concentrer sur les demandes plus complexes. Les clients apprécient également l’accusé de réception instantané. Configurez votre réponse d’absence et créez des modèles pour rationaliser vos processus.

Tirez parti de l’IA pour une gestion plus intelligente des e-mails

Gérer un volume élevé d’e-mails ne doit pas être un processus manuel et chronophage. Les solutions alimentées par l’IA comme EmailTree sont conçues pour automatiser et rationaliser les workflows e-mail.

Avec EmailTree, vous pouvez :

• Filtrer et router automatiquement les e-mails entrants en fonction de règles et de logiques avancées
• Utiliser la Boîte de réception Intelligente pour faire remonter les e-mails les plus critiques tout en reléguant les messages de faible priorité
• Répondre instantanément aux requêtes courantes avec des modèles de réponse e-mail générés par l’IA
• Prioriser les tickets de support via des algorithmes d’apprentissage automatique qui prennent en compte l’historique, la gravité, etc.

En intégrant EmailTree à votre infrastructure existante, vous pouvez alléger le fardeau de la gestion des e-mails. Les automations personnalisables permettent à votre équipe de récupérer des heures par semaine – un temps mieux consacré à la fourniture d’un support exceptionnel.

Dites adieu à la fatigue de la boîte de réception et bénéficiez d’une organisation intelligente des e-mails. Programmez une démonstration personnalisée aujourd’hui pour voir comment l’IA peut amplifier la productivité de votre équipe.

En résumé

La surcharge d’e-mails est un véritable obstacle auquel sont confrontés tous les professionnels modernes. Mais armé des bonnes stratégies pour trier, segmenter et planifier intelligemment votre boîte de réception, vous pouvez réduire considérablement le stress lié aux e-mails.

Les conseils ci-dessus comme la règle des 2 minutes, les filtres, les boîtes de réception multiples et la méthode des 4D vous donnent les outils pour prioriser efficacement. Trouver les approches qui conviennent à votre rôle et à votre flux de travail est la clé.

Reprendre le contrôle de vos e-mails et atteindre le zéro boîte de réception peut sembler hors de portée. Mais avec un peu de constance et d’efforts, vous serez surpris de constater à quel point la gestion de la communication devient gérable.

N’hésitez donc pas à essayer ces techniques suggérées pendant une semaine ou deux. Votre productivité et votre tranquillité d’esprit vous en remercieront ! Faites-nous savoir quelles méthodes d’organisation de la boîte de réception vous trouvez les plus utiles en nous tweetant sur @EmailTree.